AGB´s für die digitale Zusammenarbeit

Jedes neue Medium bringt uns viele Vorteile und wir nehmen sie gerne an. Das Internet hat uns Zugang zu vielen Inhalten ermöglicht, es wird als durchweg positiv betrachtet und entsprechend euphorisch wird das Medium angenommen. Allerdings merkt man mit der Zeit, dass man – ähnlich wie beim Fernseher – den Kindern doch nicht unbegrenzten zeitlichen und inhaltlichen Zugang gewähren sollte. Man beginnt bewusster damit umzugehen und schafft Regeln dafür.

In einer ähnlichen Situation befindet sich derzeit die Steuerberatungsbranche mit den Möglichkeiten der Digitalisierung. Sie gibt Beratern und Mandanten neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit, sehr viele sind sehr positiv eingestellt, doch der Umgang damit ist noch wenig geregelt.

Schleichend finden risikobehaftete Prozesse Eingang in Kanzleien. Es ist wichtig für jede Steuerkanzlei, das Bewusstsein dafür zu schärfen und systematische Regelungen zu finden.

  • Die Ausführung von Überweisungen für Mandanten (Gehälter, Rechnungen) wird schon von vielen Kanzleien praktiziert. Oft gibt es kein 4-Augen-Prinzip, dass die Gefahr des Missbrauchs von Mandantengeldern durch den Mitarbeiter vorbeugt (dies könnte z. B. ähnlich gestaltet werden wie bei den Kanzlei-Rechnungen, in dem die Kanzleileitung diese im Programm nach Prüfung freigeben kann).
  • Welche Verantwortung trägt die Kanzlei, wenn lediglich Datensätze (z. B. Ausgangsrechnungen) eingespielt werden und eine Prüfung der Belege nicht durchgeführt wird?
  • Es gibt nach so vielen Jahren noch immer keine wirklich praktische und akzeptierte Verschlüsselung von Emails. Das führt dazu, dass ganz überwiegend unverschlüsselt kommuniziert wird.
  • Bei der Übermittlung der Daten an das Finanzamt haben viele Kanzleien inzwischen Vereinbarungen mit Mandanten getroffen. Das gilt auch für die Vollmachtsdatenbank, die den Zugriff auf Steuerkonto online und die vorausgefüllte Steuererklärung ermöglichen.
  • Die Sicherung der Zugänge zum Kanzleinetz mit Passwörtern wird dagegen immer mehr problematisch. Die Vielzahl der Passwörter und der oft notwendige gegenseitige Zugriff führen zu einem sehr laxen Umgang damit. Ein Fingerprint wäre hier naheliegend und einfach zu realisieren.
  • Das Einverständnis der Mandanten, Rechnungen auch per mail zu versenden, ist erst in sehr wenigen Kanzleien umgesetzt.
  • Wie soll mit Daten-CD´s umgegangen werden, die für Prüfer erstellt wurden?
  • Wird die Verschwiegenheit schon verletzt, wenn die Kanzleiführung ihre Kontakte in WhatsApp freigegeben hat?
  • Immer mehr Kanzleien bieten ihren Mandanten offenes WLAN an. Ist sichergestellt, dass diese Gastzugänge vom Kanzleinetz getrennt sind?
  • Wie damit umgehen, wenn ein Mandant die Kanzlei verlässt – sollen / dürfen / müssen die mandantenbezogenen Daten weiter gespeichert bleiben?

Die Punkte – und die Liste ist sicher nicht vollständig – zeigen, dass das Thema „Datenschutz“ nun doch zunehmend an Bedeutung gewinnt. Kann man für Lösungen auf die Kammer, Verbände und Softwarehersteller warten / hoffen?

Wie beim Fernseher sollte auch hier der Anwender seinen Weg finden. Es ist sinnvoll, diese Risiken und Spannungsfelder selbst in der Kanzlei aufzuarbeiten und mit Mandanten zu regeln. Vielleicht erstellen Sie eigene AGB´s für die digitale Zusammenarbeit und vereinbaren diese mit Ihren Mandanten.

Wenn Sie Feedback zu diesen Themen geben wollen, weitere Spannungsfelder sehen oder Unterstützung wünschen, dann schreiben Sie mir bitte eine Nachricht oder vereinbaren Sie einen Telefontermin. Viel Erfolg für Sie.

Ihr

Martin Schwarzensteiner

Kanzleiberater

Diplom-Betriebswirt (FH), QM-Auditor (TÜV)