Markus Herrmann, Steuerberater in Bensheim zur Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems

„Unsere Steuerkanzlei wird als Partnerschaftsgesellschaft geführt. Begonnen hatten wir die Partnerschaft mit dem Erwerb einer Kanzlei in 2001.

Nach der Übernahme der bisher durch einen Inhaber geführten Kanzlei haben sich die Mitarbeiter bezüglich der Arbeitsweise auf den einzelnen Partner eingestellt. Es gab sehr viele Einzelfallentscheidungen. Es waren in der Kanzlei Arbeitsrichtlinien teilweise vorhanden, die aber jeder Mitarbeiter anders umgesetzt hat. Zur Durchsicht vorbereitete Unterlagen für die Partner, wie Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse hatten zwar Strukturen, die aber bei jedem einzelnen Mitarbeiter anders waren. Die Kontrolle der Unterlagen war sehr zeitintensiv und die Mitarbeiter konnten sich nicht sicher sein, welche Unterlagen die Partner sehen wollten und welche nicht. Hinzu kam, dass jeder Partner unterschiedliche Unterlagen in den Arbeitsunterlagen haben wollte.

Nachdem ich in 2012 ein Seminar bei Herrn Schwarzensteiner besucht hatte, sind wir im Sommer 2012 mit Herrn Schwarzensteiner in Kontakt getreten. Es waren Vorbehalte in der Kanzlei zur QM Einführung vorhanden, da QM als abhaken von Checklisten verstanden wurde und die Mitarbeiter gingen davon aus, dass ein QM System für sie großen Bearbeitungsaufwand der Aufträge bedeutet.

Von März bis Oktober 2013 haben alle Mitarbeiter und Partner der Kanzlei zusammen mit Herrn Schwarzensteiner unser QM System erarbeitet, das in dem Programm ProCheck dokumentiert wurde. In den einzelnen Workshops wie z. B. Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss wurde mit den davon betroffenen Mitarbeitern das QM System erarbeitet.

Da wir natürlich nicht das Rad neu erfinden wollten, hat uns Herr Schwarzensteiner außerordentlich durch seine umfangreiche Erfahrung geholfen. Ohne Herrn Schwarzensteiner wäre die QM Einführung für uns nicht möglich gewesen. Die Akzeptanz von Herrn Schwarzensteiner in der Kanzlei ist und war bei allen Mitarbeitern und Partnern stets gegeben.

Zu dem Ergebnis, das wir mit Herrn Schwarzensteiner erarbeitet haben hier einige Stimmen unserer Mitarbeiter:

  • Ich muss jetzt nicht mehr darüber nachdenken, was der Chef gerne möchte.
  • Im Vertretungsfall für Kollegen ist klar, wo ich Informationen finden kann und wem ich Auskunft erteilen darf.
  • Jeder Mitarbeiter konnte seine „Wünsche“ einbringen. Es wurden Regelungen getroffen, die jeder gut umsetzen kann.

Das mit Hilfe von Herrn Schwarzensteiner ermittelte und in ProCheck niedergeschriebene System „lebt“. Dies bedeutet, dass es stets durch Anregungen fortentwickelt wird. Die Änderungen / Anregungen werden in unserer monatlichen Mitarbeiterbesprechung besprochen.

Ein großer Vorteil besteht auch für neue Mitarbeiter. Diese können sich recht schnell eine Übersicht über die Abläufe der Kanzlei verschaffen.

Durch die Einführung von ProCheck ergab sich sowohl bei den Mitarbeitern wie auch bei den Partnern eine Zeitersparnis bei der Bearbeitung der Aufträge. Im Zusammenhang mit der QM Einführung haben wir begonnen, die Jahresabschlüsse unserer Mandanten zu planen und die Bearbeitungsstände werden zumindest monatlich besprochen. Dadurch vermeiden wir aufkommenden Stress vor dem Abgabetermin der Jahresabschlüsse im Dezember.

Trotz des erhöhten Zeitaufwands der QM Einführung ist der Kanzleiumsatz im Jahr der Einführung gestiegen.

Persönlich habe ich von der QM Einführung davon profitiert, dass sich die Verkaufschance und der Wert der Kanzlei verbessert haben. Die genauen Abläufe innerhalb der Kanzlei sind strukturiert. Dies führt im Ergebnis dazu, dass man seine Arbeitszeit sinnvoll und entspannter nutzen kann.

Ich kann die QM Einführung mit Herrn Schwarzensteiner jeder Steuerkanzlei nur empfehlen.“