„Scheinerledigung“

Ping-Pong per E-Mail – das kennt jeder. Der Sachverhalt wird dabei nicht wirklich gelöst, weil einer nicht auf den anderen eingeht. Oder unliebsame persönliche Kontakte vermeiden und einfach eine E-Mail schreiben. Mit diesem Blog möchte ich Sie an eine altbewährte Form der Kommunikation erinnern: Persönliches Gespräch. Persönliches Telefonat. Diese Form hat ganz offensichtlich nicht völlig an Bedeutung verloren.

In Gesprächen mit Mitarbeitern wird mir das oft geschildert: Eine notwendige Klärung mit dem Mandanten ist unangenehm. Da fällt es doch leichter, eine E-Mail zu senden. Schlechtes Gewissen beruhigen. Um den Fall wirklich vom Tisch zu bringen, wäre es aber sinnvoller gewesen den Telefonhörer in die Hand zu nehmen. Bis die Antwort kommt wird der Fall zur Seite gelegt, aber nicht zu Ende gebracht. „Scheinerledigung.“

So ähnlich geht es auch der Kanzleiführung. Anweisungen an das Personal per Email. Das scheint einfach und erreicht jeden. „Scheinerledigung.“ Ich kann aus der Praxis sagen, wenn Ihnen eine Anweisung wirklich wichtig ist, versichern Sie sich, dass Sie wirklich wahrgenommen (E-Mail-Flut) und vor allem verstanden worden ist.

Oder Sie wollen einen bestimmten Mitarbeiter an eine Regelung erinnern. Einfacher und weniger unangenehm als ein kurzes persönliches Gespräch: Streumail an alle Mitarbeiter mit der Folge, dass viele sich wundern oder ungerecht behandelt fühlen und meist der eine Betroffene die Botschaft nicht erkennt. „Scheinerledigung“, sogar noch schlimmer, weil dieses Handeln zusätzlich noch negative Auswirkungen auf andere nicht betroffene Mitarbeiter verursacht.

Jede neue Technik hat hervorragende Möglichkeiten in die Kanzleien gebracht. Die alten Methoden sind aber nicht wegzudenken. Der gezielte Einsatz persönlicher Gespräche kann eine deutlich höhere Wirkung erzielen. Und Wirkung – darauf kommt es uns wohl vor allem an.

Viel Erfolg für Sie.

Ihr

Martin Schwarzensteiner

Kanzleiberater

Diplom-Betriebswirt (FH), QM-Auditor (TÜV)

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