Die Digitalisierung scheint in erster Linie eine Herausforderung für die Buchhalter zu sein. Das Thema ist bereits viel diskutiert. Worüber bisher wenig nachgedacht wurde ist die Tatsache, dass die Digitalisierung insbesondere bei der Kanzleiführung ein Umdenken notwendig macht.

Es ist naiv zu denken, dass der Buchungsroboter den Buchhalter 1 zu 1 ersetzt. Er wird vermutlich in einer weit entwickelten Version tatsächlich eine ähnlich gute Verbuchung der Belege möglich machen. Die zentrale Frage ist aber: Werden Sie als Kanzleichef dieser Verbuchung vertrauen? Sind Sie schon bereit dafür, Risiken einzugehen, die eine maschinelle Verarbeitung mit sich bringt? Denn nur dann ist eine erhebliche Effizienzsteigerung möglich.

Möglich ist das. Aber es erfordert eine andere Art von Führung. Eine Führung, die alles daransetzt, nur keine Fehler zu machen, wird es schwer haben. Dort können Mitarbeiter nicht von der Vollkontrolle lassen, weil es ihnen ja später wieder auf die Füße fällt. Es braucht eine Führung, die bereit ist, vertretbare Risiken einzugehen und die Mitarbeiter darin anleitet diese zu erkennen.

Bereits jetzt macht der Computer bei Bankkontoumsätzen Verbuchungsvorschläge, aber nur wenige Kanzleichefs arbeiten wirklich mit den Buchhaltern zusammen und trainieren und entwickeln deren Fähigkeiten, damit die volle Effizienz gezogen werden kann. Dabei wird der Buchungsroboter wohl auch eine ähnliche, natürlich deutlich höher entwickelte Form von Buchungsvorschlägen machen.

Es geht darum, dass wir uns antrainieren mehr zu plausibilisieren, Risiken zu erkennen. Weg von der Vollkontrolle. Vielleicht müssen wir die Buchhaltungen in unterschiedliche Risikokategorien (hoch, mittel, niedrig) einteilen und daraus die notwendigen Maßnahmen ableiten. Stichproben sind ein sehr effektives Mittel des Risikomanagements.

All damit werden wir uns stärker vertraut machen müssen, wenn wir von den Möglichkeiten der Automatisierung profitieren wollen. Damit können und sollten Sie schon heute beginnen. Wenn ein Buchhalter die Bankkontoumsätze alle einzeln bestätigt, dann zieht die Kanzlei nur einen Bruchteil des möglichen Vorteils.

Bitte machen Sie sich bewusst, dass die Absicherungspolitik der Mitarbeiter insbesondere die Folge der „Fehler- und Risikokultur“ der Führung ist. Vielleicht braucht es auch in Ihrer Führung ein „Neues Denken“.

Melden Sie sich bitte, wenn Sie dazu eine Meinung haben oder einen Austausch hierzu suchen. Gerne unterstütze ich Sie, dieses Denken zu entwickeln, zu formen und an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Schreiben Sie mir einfach eine E-Mail.

Viel Erfolg für Sie.

Ihr

Martin Schwarzensteiner

Kanzleiberater

Diplom-Betriebswirt (FH), QM-Auditor (TÜV)