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Wo bleibt die Effizienz im JA? - Kanzleiberatung - Martin Schwarzensteiner

Wo bleibt die Effizienz im JA?

Ordentliche Kontenabstimmung, Anforderung fehlender oder fehlerhafter Belege, Erfassung des Anlagevermögens, Kopien / Scanns notwendiger Unterlagen für den Jahresabschluss, usw. In der Fibu hat sich einiges verbessert. Die Zeiten für die Erstellung von Jahresabschlüssen sollten dadurch deutlich sinken, haben sich bei vielen Abschlusssachbearbeitern aber nicht merklich verringert.

Woran liegt das? Hier drei wichtige Gründe, über die weniger nachgedacht wird:

Eine zentrale Bedeutung kommt der Frage zu, wie ich die Abschlusserstellung angehe. Erstelle ich eine Bilanz oder eine „Oberbuchhaltung“? Viele Mitarbeiter sind über die Buchhaltung in die Abschlusserstellung gekommen. Für manche bedeutet dann ein Abschluss eher die „Fertigstellung“ der Finanzbuchhaltung: alle Konten ordentlich, alles abgestimmt, usw. Folglich wird viel Zeit investiert für Sachverhalte, die keine Bedeutung haben für die Bilanz, dafür wenig für wirklich wichtige Posten.

Das Medium Email hat viele Vorteile. Arbeitet der Mandant aber nicht wie gewünscht mit, kann es zu Email-Ping-Pong zwischen Sachbearbeiter und Mandant kommen. Der Abschluss wird nicht fertig, es werden mehrere Abschlüsse parallel bearbeitet. Dann ist es besser, die Sache persönlich (Telefon) zu klären. Häufige und zu lange Unterbrechungen wirken sich beträchtlich auf die Bearbeitungszeiten aus.

Es herrscht eine starke Absicherungsindustrie in den Kanzleien, um mögliche Haftungsrisiken zu vermeiden. Muss ich eine unterschriebene Bilanz in den Akten vorhalten? Brauchen wir in jedem Fall eine Vollständigkeitserklärung? Kann ich die Freigabe zur Übermittlung von Steuererklärungen, E-Bilanz, Offenlegung und DiFin einfacher, vielleicht einmalig mit dem Mandanten regeln? Das alles führt dazu, dass nach der eigentlichen Fertigstellung der Abschlüsse noch erhebliche Zeiten anfallen.

Mit Jahresabschlüssen werden verhältnismäßig gute Deckungsbeiträge erzielt. Die beiden Hauptgründe hierfür liegen jedoch in der deutlich verbesserten Fibu sowie in den besser durchsetzbaren Honoraren. Die Effizienzmöglichkeiten im Jahresabschluss rücken dadurch jedenfalls etwas aus dem Blickfeld. 

Vielleicht haben Sie für Ihre Kanzlei einige Punkte entdeckt, die Ihnen helfen festzustellen, wo die Effizienz im JA bleibt. Melden Sie sich bitte per E-Mail, wenn Sie Unterstützung wünschen. Oder geben Sie mir Feedback.

Viel Erfolg für Sie.

Ihr

Martin Schwarzensteiner

Kanzleiberater

Diplom-Betriebswirt (FH), QM-Auditor (TÜV)